Firmenwagen zuhause laden und abrechnen

Etwa zwei Drittel der in Österreich zugelassenen Neuwagen entfällt auf Firmenwagen, bei E-Autos ist dieser Anteil an Firmenautos sogar noch höher – je nach Bundesland sogar über 75 %. Da stellt sich natürlich die Frage, ob diese Elektroautos (BEV) auch den Kostenvorteil des Ladens zuhause ausnutzen können. Immerhin wäre es für den Arbeitnehmer ein Komfortgewinn und der Arbeitgeber würde sich Geld sparen im Vergleich zum öffentlichen Laden. LadeLeistung.at wirft einen Blick darauf und klärt auch gleich die Frage nach dem Sachbezug.

Eigenkauf oder Überlassung der Wallbox

Die erste Frage, die sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer stellen sollten, ist, wer die Ladestation beschafft.

Kauft der Arbeitnehmer die Wallbox selbst und installiert diese bei sich zuhause, spart der Arbeitgeber diese Kosten und Fragen nach Sachbezug oder Handhabung bei Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen stellen sich erst gar nicht. Für die Verrechnung des beim Arbeitnehmer bezogenen Stroms kann es allerdings knifflig werden. Entweder man setzt hier auf händische Verrechnung oder der Mitarbeiter kauft eine Wallbox, die in das System zur Verrechnung integriert werden kann.
Mehr zur Verrechnung etwas später.

Gibt der Arbeitgeber ein System zur Anbindung und Verrechnung vor, ist es oft sinnvoller, wenn der Arbeitgeber auch gleich die passende Wallbox zur Verfügung stellt, um den Dienstwagen zu laden. So umgeht man gleich zu Beginn alle Fragen der Kompatibilität mit dem Verrechnungssystem. Zudem spart sich der Arbeitnehmer zumindest die Beschaffung der Ladestation.

Bei dieser Variante sollte man allerdings den Sachbezug im Hinterkopf behalten:

Geht die Wallbox in das Eigentum des Arbeitnehmers über, so ist dies als geldwerter Vorteil zu verstehen und entsprechender Sachbezug zu verrechnen.
Bleibt die Wallbox im Eigentum des Unternehmens und wird im AVZ aktiviert, so entfällt der Sachbezug. Scheidet der Mitarbeiter aus oder erhält keinen elektrischen Firmenwagen mehr, so ist die die Wallbox entweder dem Arbeitgeber zu retournieren oder vom Arbeitnehmer um den Rest-/Buchwert zu kaufen.
Im Einzelfall kontaktieren Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater, dieser informiert Sie über die aktuell geltende Rechtslage.

In der Praxis hat sich folgende Aufteilung der Kosten bewährt: Der Arbeitnehmer stellt den Stromanschluss auf seine Kosten zur Verfügung, sodass der Arbeitgeber die Wallbox zur Verfügung stellt und nur mehr die Anbringung und Inbetriebnahme übernehmen muss. So bleibt auch die Grenze zwischen Privat- und Firmeneigentum sauber getrennt.

Die Verrechnung des STroms

Die Verrechnung des Stroms, den der Mitarbeiter bei sich zuhause in das Firmenfahrzeug lädt, stellt viele Unternehmen vor Probleme. Klar, beim konventionellen Verbrenner fuhr der Arbeitnehmer zur Tankstelle und das Thema war erledigt, zuhause tanken war einfach nicht möglich. Doch die E-Mobilität ermöglicht es, dass zuhause geladen werden kann – ganz ohne Umweg zur Tankstelle.

Im Folgenden schauen wir uns zur Verrechnung des Stroms die Themen Sachbezug und Verrechnung im Detail an.

Sachbezug für die Vergütung von beim Arbeitnehmer bezogenen Strom

Ist die Wallbox erst beim Mitarbeiter installiert, kann dieser gemütlich und entspannt zuhause laden. Doch abseits der Verrechnung des Stroms, der ins Firmenauto fließt, stellt sich auch hier die Frage des Sachbezugs.

Bislang ist es so, dass die Vergütung des Stroms, den der Mitarbeiter in das Firmenauto lädt, sachbezugspflichtig ist. Diese Benachteiligung gegenüber Verbrennern wird mit Ende des Jahres allerdings aufgehoben: Ab Anfang 2023 soll die Vergütung vom Sachbezug befreit werden.

Händische Verrechnung

Die händische Verrechnung ist ein äußerst pragmatischer Ansatz, der sich nur für kleine Unternehmen eignet. Bei 10, 20 oder 100 Fahrzeugen wird hier schnell der Überblick verloren gehen.

Für kleine Unternehmen mit nicht mehr als einer Handvoll Autos kann aber auch dieser Ansatz funktionieren: Der Mitarbeiter macht jedes Monat ein Foto des Stromzählers an oder vor der Wallbox, versieht dieses mit einem Zeitstempel für das Finanzamt und übermittelt es der Buchhaltung. Diese gleicht den Zählerstand mit dem Vormonat ab, multipliziert die Differenz mit dem vereinbarten Betrag pro kWh und erstellt daraus eine Spesenabrechnung.

So pragmatisch die Lösung auch klingt, sie hat doch ihre Tücken:

Es muss auf jeden Fall ein eigener Stromzähler installiert werden, der ausschließlich den Verbrauch der Wallbox misst. Das verursacht zusätzliche Kosten.
Ein Zeitstempel, der Datum und Uhrzeit verlässlich angibt, muss eigentlich auf dem Foto erfasst werden. Sonst kann das Finanzamt bei einer Steuerprüfung hier nicht ordentlich prüfen. Ob hier ein digitaler Stempel akzeptiert wird, hängt vom jeweiligen Prüfer ab.

Um diese Probleme zu umgehen, sollte die Wallbox angebunden werden, so wie in den nächsten zwei Methoden zur Verrechnung.

Wallbox anbinden und Verrechnung digitalisieren

Wallboxen, die an ein Backend angebunden werden können, erleichtern die Abrechnung in vielerlei Hinsicht:

Der Arbeitgeber kann von selbst monatlich die Ladehistorie und den Stromverbrauch einsehen und ist somit nicht abhängig davon, dass der Mitarbeiter am Monatsletzten auch wirklich immer das Foto des Zählers macht.
Berichte, die aus diesen Backends erstellt werden, sind für Prüfungen nachvollziehbar. Einerseits können monatlich nicht veränderbare pdf-Dateien erstellt werden, andererseits kann die Ladehistorie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch rekonstruiert werden.
Die meisten Backends bieten viele zusätzliche Optionen wie die Konfiguration der Wallbox, das Einstellen eines Ladetimers, Firmware-Updates oder die Fernwartung für Störfälle. Somit wird auch aktiv vermeidbaren Elektrikereinsätzen vorgebeugt.

Nun die gute Nachricht zu den Kosten: Manche Hersteller wie alcona Automation oder Zaptec bieten diese Backends kostenlos an. Somit können Wallboxen wie die Zaptec Go oder der alcona Stromat-I direkt bei der Installation angebunden werden ohne das laufende Kosten entstehen. Informieren Sie sich gleich bei einem unserer E-Mobilitäts-Experten nach diesen Lösungen.

Keine technische Lösung ohne bürokratischem Haken, daher wollen wir hier noch das Thema DSGVO ansprechen: Der Zugriff auf die Ladehistorie, speziell bei Live-Daten, ist ein Eingriff in die Privatsphäre des Mitarbeiters. Der Arbeitgeber sollte daher auf jeden Fall die Zustimmung des Arbeitnehmers einholen und schriftlich festhalten. Zudem sollte der Nutzerkreis, der Zugriff auf das Backend und die Ladehistorie hat, begrenzt werden – etwa ausschließlich die Buchhaltung oder Lohnverrechnung sowie das zur Fernwartung nötige technische Personal.

Wallbox anbinden und Verrechnung automatisieren

Ab einer gewissen Anzahl an Firmenfahrzeugen muss der Aufwand für die Verrechnung minimiert und Prozesse automatisiert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Download aus dem proprietären Backend und Upload in die Verrechnungssoftware

Aus dem zuvor beschriebenen proprietären Backend des Herstellers können .csv- bzw. Excel-Dateien heruntergeladen werden, die anschließend in das entsprechende Verrechnungsprogramm geladen werden. Das Verrechnungsprogramm muss die Fähigkeit besitzen, diese Dateien auszulesen und den entsprechenden Mitarbeitern und Kostenstellen zuzuordnen.

2. Vollautomatisierung mittels CPMS

Mit einem professionellen Charge Point Management System (CPMS) kann die Verrechnung zur Gänze automatisiert werden. Der Schlüssel hierfür ist die Verbindung des CPMS mit dem Verrechnungsprogramm (z.B. das Lohnverrechnungsprogramm oder Reisekostenabrechnungsprogramme wie Concur) über eine gemeinsame Schnittstelle. Wir arbeiten ausschließlich mit CPMS-Anbietern, die solche Schnittstellen unterstützen, dennoch kann hier ein Aufwand für die Integration entstehen. Zusätzlich sind hier laufende Kosten für das CPMS zu berücksichtigen. Doch bei einem Fuhrpark mit vielen Elektroautos amortisiert sich dieser Aufwand im Nu, immerhin werden etliche Stunden an Arbeitszeit eingespart, die sinnvoller eingesetzt werden können.

Voraussetzung für die Einbindung in ein CPMS ist allerdings, dass die Wallboxen über ein Kommunikationsmodul und OCPP (die gemeinsame Sprache von Ladestation und CPMS) verfügt. Solche intelligente Wallboxen sind zwar etwas teurer, aber in Relation zur eingesparten Arbeitszeit immer noch eine Top-Investition.

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